W przypadku złożonych, wielostronnych i wieloosobowych sytuacji trudnością może być dotarcie z informacjami do właściwych odbiorców, ale także poprowadzenie dialogu tak, by stał się szansą na konstruktywną zmianę, a nie okazją do przepychanek słownych.
Różne rodzaje spotkań (informacyjne, konsultacyjne, decyzyjne) wymagają odmiennego poprowadzenia procesu tak, aby utrzymać dobrą atmosferę, budować zaangażowanie uczestników, wspierać analizę problemu z różnych punktów widzenia czy stymulować kreatywność w wypracowywaniu
nowych rozwiązań i dążenie do porozumienia.
Facylitator odpowiada za warstwę proceduralną spotkania, podczas gdy uczestnicy mogą skupić się na rozważaniach merytorycznych.